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Com o crescimento das vendas e o aumento da procura por serviços, muitos pequenos empresários chegam a um ponto decisivo: a necessidade de contratar o primeiro colaborador. Quando a rotina passa da capacidade de atendimento do dono, buscar ajuda profissional é o caminho natural para manter a qualidade das entregas.

A contratação, porém, exige planejamento cuidadoso. Um funcionário traz despesas fixas e obrigações tributárias para a rotina da empresa, o que pede uma avaliação criteriosa da capacidade financeira do negócio antes da assinatura do contrato.

Conta vai além do salário inicial

O salário pago ao trabalhador é só parte do custo total. O orçamento precisa prever os encargos, como FGTS, provisões para férias e 13º salário, além de vale-transporte e benefícios previstos em lei ou em norma coletiva.

O impacto final no caixa varia conforme o regime tributário da empresa e a categoria profissional do contratado.

Microempresa e Empresa de Pequeno Porte: apuram os custos conforme o regime de tributação escolhido (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real), aplicando as alíquotas correspondentes.

Microempreendedor Individual (MEI): pode contratar até um empregado, e o valor pago deve respeitar o salário mínimo nacional ou o piso da categoria, caso a legislação específica do setor fixe valor superior.

Passo a passo para contratar o primeiro funcionário

Para garantir a conformidade legal da seleção e da admissão, os especialistas recomendam cinco etapas:

1. Defina o cargo, as tarefas do dia a dia e a jornada de trabalho. Consulte as tabelas salariais do sindicato da categoria e confirme que a empresa tem caixa para sustentar o custo a longo prazo.

2. Peça os dados do trabalhador para formalizar o vínculo, evitando solicitar informações desnecessárias ou constrangedoras e garantindo o tratamento seguro dos dados pessoais.

3. Envie as informações da admissão ao eSocial antes do primeiro dia de trabalho. O atraso na comunicação ou a manutenção de trabalhadores sem registro pode render multas e sanções administrativas da fiscalização do trabalho.

4. Providencie o exame clínico de saúde ocupacional antes do início da jornada, de acordo com as diretrizes de prevenção de riscos à saúde.

5. Faça os depósitos mensais do FGTS diretamente na conta vinculada do trabalhador, respeitando os prazos do FGTS Digital, que em regra vão até o dia 20 do mês seguinte. O valor do encargo sai do orçamento da empresa, sem nenhum desconto no holerite do funcionário.

Conclusão

A contratação do primeiro funcionário não começa no dia em que ele inicia as atividades, e sim no planejamento anterior. Identificar a vaga, calcular os custos com exatidão e definir as tarefas preparam o terreno para as etapas burocráticas: exames médicos, registro no eSocial e gestão da folha de pagamento.

Quando o empresário alia o controle financeiro ao suporte técnico da contabilidade, a chegada do novo colaborador deixa de ser apenas uma despesa extra e passa a impulsionar o crescimento sustentável do negócio. O contador ou o departamento pessoal cuida dos procedimentos técnicos correspondentes.